Birim Ebys Sorumluları kullanıcı kaydı oluşturuken tanımlanacak kullanıcının  kimlik bilgilerininin ve birim bilgilerinin doğru olmasına istenen içeriklerin doldurulmasına dikkat etmelidirler. Bütün alanlar doldurularak kullanıcı tanımı yapılmalıdır.
Örneğim Kimya Bölüm Başkanlığı altında yer alan Anabilim dalı Başkanlıklarına Organik Kimya Anabilim Dalı Başkanlığının kadrosuna atanmış bir akademisyen için kimlik oluşturulurken ilgili Anabilim Dalında hesabı olan bir kullanıcıdan Kopya Oluşturup  içerik bilgilerini düzenleyerek  yada yeni kullanıcı şeklinde tüm bilgileri sıfırdan giriş yaparak sisteme tanımlayabiliriz.