Genel Bilgiler (Dikkatlice Okuyunuz)

*Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği, başvuru ve sonuç duyuruları her akademik yıl için Ekim-Kasım ve Mart-Nisan aylarında Üniversitemiz Anasayfası Duyurular Bölümünde ve Dış İlişkiler Birimi Sayfamızda ilan edilmektedir. İlan durumuna yönelik detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.  

*Başvuru sürecinin tamamlanması ve sonuçlara dair bilgilere erişim (https://turnaportal.ua.gov.tr/ ) adresinden yürütülmektedir. Detaylar ilan ve sonuç duyurularında bildirilecektir.

*Başvuru yapacak adaylar için: Ön lisans ve Lisans kademesinde not ortalamasının en az 2.20/4.00; Lisansüstü kademe adayları için en az 2.50/4.00 olması gerekmektedir. Hazırlık öğrencileri ve not ortalaması oluşmamış olan 1. Sınıf 1. Dönem öğrencileri başvuru yapamazlar.

*Erasmus hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin bir dönemlik ders yüküne karşılık gelen 30 AKTS dersten sorumlu olmaları beklenir.

* Öğrencinin disiplin cezası alması veya alttan dersi olması gibi sebepler Erasmus programından faydalanmasına engel değildir.

* MEB okullarında staj yapan öğrencilerin notlandırma işlemi MEB personeli tarafından yapıldığından dolayı, Erasmus hareketliliğini staj döneminde gerçekleştirmeleri durumunda bu dersten muaf olamayacakları ve döndüklerinde tekrar alabileceklerini göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.

* Hem öğrenim hem de staj hareketliliğine aynı anda başvuran adaylardan puan kesintisi yapılır. Daha önce herhangi bir hareketlilik türünden faylanmış adayların programa tekrar başvurmaları halinde puan kesintisi yapılır. Kazanan ve yedek adayların detayları aşağıda verilen Oryantasyon toplantısına katılmamaları durumunda, programa tekrar başvurmaları halinde puan kesintisi yapılır.

*Yararlanıcının hareketlilik gerçekleştirdiği kurumdan aldığı ders AKTS sayısın en az 3/2 (20 AKTS) oranında başarılı şekilde geçilmiş olması beklenir. Aksi durumda, toplam hibeden %20’ye varan oranda kesinti yapmak Dış İlişkiler Biriminin takdirindedir. Gittiği kurumda/üniversitede tüm derslerinden başarısız olmuş veya sorumluluklarını yerine getiremediğinden dolayı katılım belgesi, transkript belgesi veya staj onay belgeleri vb. alamamış yararlanıcılardan (öğrenim-staj) hibenin %100’üne kadar kesinti yapmak ve verilen hibenin iadesini talep etmek Dış İlişkiler Biriminin takdirindedir.]

* Hareketlilik hakkı kazanan adaylar, yurtdışına hareketlilik sürecinde otobüs, tren, araba vb. çevre dostu ulaşım araçları kullanmaları durumunda Yeşil Seyahat (Green Travel) ek hibesi alabilmektedir. Detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.  Adaylar, (https://turnaportal.ua.gov.tr/) üzerinden yurtdışı hareketliliklerinde THY için  %15 indirim kodu alabileceklerdir (THY indirim Kodu bölümü).

* Hareketlilik hakkı kazanan özel ihtiyaç sahibi (engelli, yetim aylığı sahibi, AFAD yardımı hak sahibi vb.) adaylar başvuru sürecinde ek puan ve hareketlilik sürecinde ek hibe (içerme desteği, top-up) alabilmektedir. Detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.  

* Başvuru gereksinimlerini yerine getirmiş fakat asil ve yedek listesine girememiş adaylar, hibesiz (bütçeleri kendileri tarafından karşılanmak üzere) Erasmus hareketliliği gerçekleştirebilirler. Hibesiz yararlanma dilekçe örneği için Tıklayınız. Hibesiz hareketlilik sayısı ve kontenjanı Dış İlişkiler Biriminin takdirindedir.

Erasmus Öğrenim Hareketlilik Adımları (Gidiş Öncesi)

* Hareketlilik hakkı kazanan ve yedek adaylarla Oryantasyon toplantısı yapılacaktır ve toplantı bilgileri(yer-saat) Erasmus sonuç ilanında yayınlanacaktır.

* Oryantasyon toplantısında Asil ve yedek adayların katılacağı WhatsApp grubu oluşturulacaktır.

*Erasmus belgelerinin tamamlanması sürecinde bilgisayar kullanılması önerilmektedir.

*Asil adayların Erasmus hareketlilik haklarından feragat etmeleri durumunda, sonuç ilan tarihini takip eden iki (2) hafta içerisinde Dış ilişkiler Birimine feragat dilekçesi sunmaları gerekmektedir. Mücbir sebep olmaksızın (sağlık, afet vb.) bu süreyi geçiren adaylara bir sonraki başvurularında puan kesintisi uygulanacaktır. Feragat dilekçesi örneği için Tıklayınız.

1) Asil ve yedek adaylar Vakıfbank EURO hesabı açacaklardır. EURO hesabının kartı olmayacağından ve yurtdışında hibe çekme imkanı olmayacağından dolayı, adayların online bankacılık hesabı da oluşturmaları ve böylece TL hesaplarına aktarım yapma imkanı sağlamaları önerilir.

Katılımcı hibeleri, adayların başvuru süreçlerini tamamlaması ve vizelerinin onaylanmasından sonra, yurtdışına çıkışları öncesinde ödenmektedir. Adaylar vizelerinin onaylandığını görsel olarak bildirimde bulunacak (WhatsApp, E-mail vb.), daha sonra hibe ödeme işlemleri başlayacaktır. Yurtdışı hareketlilik öncesinde hibenin tamamının çekilerek nakit olarak yanınızda bulunması önerilmektedir.

2) Asil adaylar, Ağrı İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünden (Valilik Binası Yanı) pasaport başvurusu yapacaklardır (yedek adaylar için de pasaport başvurusu tavsiye edilir). Pasaport başvuru sürecinde 24 yaşını geçmemiş adaylar için talep edilen belgeler:

Biyometrik Fotoğraf

Öğrenci Belgesi

Pasaport Defter Bedeli ((Online bankacılık üzerinden veya Defterdarlıktan (Valilik Binası Yanı) ödeme yapılabilir)).

*24 yaşını geçmiş adaylar ise Fakülte/Yüksekokullarında bulunan yazı işleri birimine pasaport talep dilekçesi vereceklerdir. Fakülte/Yüksekokul yazı işleri birimi, bu dilekçeyi merkezi kampüs Yaşam Merkezinde bulunan Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletecektir. Öğrenci İşleri Daire başkanlığı bu dilekçeye istinaden öğrencinin hareketlilik süresini kapsayan bir pasaport onay yazısı hazırlayacak ve aday tarafından elden teslim alınacaktır. Bu sürecin takibi adayın sorumluluğundadır. İlgili onay yazısını teslim alan aday, yukarıda belirtilen belgeleri de ekleyerek Ağrı İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünden (Valilik Binası Yanı) başvurusunu tamamlayacaktır. Pasaport talep dilekçesi örneği için Tıklayınız.

*Başvuru sonrası pasaportlar, talep edilen adrese 1 hafta içerisinde posta yoluyla gönderilmektedir. 

* “Yeşil Pasaport” başvuru hakkı olan adayların, bu pasaport türüne başvurması önerilir. Erasmus hareketliliğinin 3 aydan uzun sürmesi durumunda Yeşil Pasaport sahibi adayların da vize başvurusu yapacağı unutulmamalıdır.

3) Hareketlilik gerçekleştirilecek ülke ve üniversite bilgisi sonuç ilanında duyurulacaktır. Gidilecek üniversiteye kayıt (nomination) işlemi Erasmus bölüm koordinatörleri tarafından yapılacaktır. (Adaylara Oryantasyon toplantısında bölüm koordinatörlerinin bilgisi verilecektir). Daha sonra adaylar, bölüm koordinatörlerini tanışma ve iletişim bilgilerini sağlamak üzere şahsen ziyaret edeceklerdir.

 Kayıt işlemi sonrasında gidilecek üniversiteler tarafından aday öğrencilere bilgilendirme e-maili gönderilecektir. Bu e-mail, gidilecek üniversitedeki Erasmus koordinatörünün bilgileri, alınacak ders listesi, başvuru formu ve nasıl doldurulacağı, yurt başvuru belgesi, akademik takvim vb. bilgileri içermektedir. Bu bilgilere ulaşılamaması durumunda, Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimi ile iletişime geçilmelidir.

4) Application Form (Başvuru Formu): Aday öğrencilerin kişisel bilgileri, bölüm bilgileri ve karşı üniversiteden alacakları derslerin listesini belirttikleri formdur. Bu form, bazı üniversiteler tarafından Word dosyası biçiminde gönderilmekte ve adaylar doldurduktan sonra imzalayıp taratarak (imza işlemi gerekmiyorsa PDF formatına çevirerek) gidecekleri üniversitenin koordinatörüne e-mail ekinde atmaktadırlar. E-mail atılırken gönderen öğrencinin kendini tanıtması ve formun ekte olduğunu belirtmesi önem arz etmektedir. Mail başlangıcında “Dear Coordinator” ve bitiminde “Best Regards” ifadelerinin kullanılması önerilmektedir. Üniversiteler ek olarak, konaklama başvuru formu (accommodation form), pasaport-kimlik fotokopisi vb. belgeler de talep edebilmektedir. Bu belgeler de başvuru formu ile beraber e-mail ekinde gönderilmelidir.

Bazı üniversiteler ise başvuru formunun sanal ortamda doldurulmasını talep etmektedirler. Başvuru sistemi giriş bağlantısı adayların e-maillerine iletilmektedir.

Kâğıt üzerinde (Paper) başvuru formu video örneği için Tıklayınız.

Sanal ortamda (online) başvuru video örneği için Tıklayınız.

5) Online Learning Agreement (OLA) (Öğrenim Anlaşması Formu) Adayların kişisel bilgilerini, bölüm bilgilerini ve üniversitelerden karşılıklı olarak alacakları dersleri belirttikleri formdur. Form, sanal ortamda düzenlenmektedir ve derslerin onaylanması bölüm koordinatörleri tarafından sanal ortamda gerçekleştirilmektedir. Belgenin her iki koordinatör (üniversitemiz-gidilen kurum) tarafından da onaylandığı OLA sistemi üzerinden mutlaka kontrol edilmelidir. Aksi halde belgenin geçerliliği olmayacaktır.

Üniversitemizden alınacak ders listesi için, AİÇÜ otomasyon(OBS) sisteminize giriş yapılmalı ve gideceğiniz dönemin ders müfredatı incelenmelidir. Ders listesi ve AKTS kredileri görülecektir (derslerin yerel kredisi yazılmayacaktır, AKTS kredileri yazılmalıdır). Gidilecek üniversitede seçilecek olan derslerin toplam AKTS kredisinin, üniversitemizden seçilecek olan derslerin toplam AKTS kredisi sayısına eşit ve daha fazla olması gerektiği unutulmamalıdır. Öğrencilerin derslerini hareketlilik gerçekleştirdikleri dönemden (Güz-Bahar) seçmeleri zorunludur. Güz döneminde hareketlilik gerçekleştiren bir aday, bahar döneminden ders seçmeyecektir. Gidilen dönemden olmak kaydı ile alttan ve üstten ders seçilebilir.

Online Learning Agreement (OLA) video örneği için Tıklayınız.

*Gidilecek üniversitede OLA sistemi olmaması durumunda size bilgi verilecektir. Bu durumda, OLA yine de doldurulmalı, AİCU bölüm koordinatörü tarafından online olarak onaylanmalı, OLA sisteminden indirilmeli ve karşı kurum koordinatörüne ıslak imza için e-mail ekinde gönderilmelidir (video sonunda bilgisi verilmiştir). Karşı kurum koordinatörü tarafından ıslak imzalanmış örneğini mutlaka Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimine iletmelisiniz.

* Application Form ve Online Learning Agreement (OLA) ivedi bir biçimde tamamlanmalıdır. Gidilecek üniversite ek bir belge talep etmişse (pasaport-kimlik fotokopisi vb.) bu belgeler de ivedi şekilde gönderilmelidir. Bu belgelerin tamamlanması sonrasında gidilecek üniversite tarafından adaylara gidiş sürelerini ve konaklama bilgilerini içeren Davet Mektubu (Invitation-Acceptance Letter) gönderilmektedir. Davet mektubunda veya ek bir belge ile konaklama bilgilerinin verilmesi vize süreci için önemlidir. Dolayısıyla, bu belgelerde konaklama adresi yazılmaması durumunda gidilecek kurum koordinatörüne e-mail atılarak konaklama adresini eklemesi talep edilmelidir. Sanal başvuru alan üniversiteler, davet mektubunu başvuru sistemine de yükleyebilmektedir. Öğrenciler sisteme giriş yaparak bu belgeyi indirmelidir. Davet mektubunun bir örneği Üniversitemiz Dış İlişkiler birimine mutlaka iletilmelidir. E-mail olarak gönderilmişse, ilgili e-mail tarafımıza yönlendirilmelidir (forward). 

6) Ders Tanınma Belgesi: Adayların kişisel bilgilerini, bölüm bilgilerini ve üniversitelerden karşılıklı olarak alacakları dersleri belirttikleri formdur. Türkçe olarak düzenlenmiştir ve Online Learning Agreement (OLA) belgesi ile benzerlik göstermektedir (Üniversitemiz Dış İlişkiler Biriminden temin edilecektir). Adaylar bu belgeyi tamamlayarak iki adet çıktı alacaklardır. Daha sonra, Erasmus bölüm koordinatörü, bölüm başkanı ve fakülte dekanı-yüksekokul müdürüne imzalatarak bir nüshasını Erasmus bölüm koordinatörüne bir nüshasını ise Üniversitemiz Dış İlişkiler birimine teslim edeceklerdir.

Ders Tanınma Belgesi video örneği için Tıklayınız.

7) Sözleşme: Adayların banka hesap bilgilerini, ödeme miktarı bilgilerini, kişisel bilgilerini ve hareketlilik süre bilgilerini içeren belgedir. Türkçe olarak düzenlenmiştir. Üniversitemiz Dış İlişkiler Biriminden temin edilmelidir. Adaylar belgeyi doldurmalı, iki adet çıktı almalı (çıktı tek yüze biçiminde olmalı ve arkalı önlü olmamalıdır) ve bir nüshası kendisinde bir nüshası Dış ilişkiler Biriminde kalmak üzere imzalayarak Dış ilişkiler Birimine şahsen teslim etmelidirler. Adayların nihai ödeme tutarları davet mektubunda belirtilen tarihlere ve yurtdışı çıkış-giriş tarihlerine göre yapılmaktadır. Dolayısıyla, sözleşmede yazılı tarih ve hibe miktarları kesinlik içermemektedir, sözleşme değişikliği yapılabilmektedir. Adaylar gidiş hibesi olarak toplam hibelerinin %80’ini, dönüşte ise %20’ye tekabül eden hibelerini alacaklardır. *Adayların yurtdışında iken hareketliliklerini uzatmaları halinde, sözleşme belgesi mutlaka yeniden düzenlenmeli, imzalı bir biçimde ve e-mail ekinde Dış İlişkiler Birimimize iletilmelidir. Orijinal (ıslak imzalı) nüshası dönüşte Dış İlişkiler Birimimize teslim edilmek üzere saklanmalıdır.

Sözleşme Belgesi video örneği için Tıklayınız.

*Vize için gerekli belgeler: Davet mektubu almış olan aday, ilgili ülkenin vize başvuru merkezinden (aracı şirket, konsolosluk) vize randevusu oluşturmalıdır. Randevu oluşturulma süreci genel olarak sanal ortamda düzenlenmektedir. Randevu tarihinin, davet mektubunda belirtilen hareketlilik başlangıç tarihinden en az 20 gün önceye alınması önerilmektedir. Randevu alınması sürecinde ve randevu günü gelen adaylardan genel olarak aşağıdaki belgeler talep edilmektedir (ülkeye göre değişiklik gösterebilir ve araştırılmalıdır):

1- Konaklama adresi içeren Davet Mektubu (bazı üniversiteler konaklama belgesini ayrı bir belge olarak tarafınıza iletecektir)

2- Pasaport

3- Seyahat sağlık sigortası (hareketlilik sürelerini kapsayacak biçimde olmalı ve gidilecek ülkenin onayladığı sigorta şirketlerinden yaptırılmalı).

4- Öğrenci belgesi

5- Dil sertifikası (Dış İlişkiler Biriminden talep edilmelidir)

6-Adli sicil kaydı

7-Üniversitemiz tarafından sağlanacak olan hibe teyidi ve hareketlilik onay belgesi. (Erasmus programına başvuru yapmış olduğunuz (https://turnaportal.ua.gov.tr/) adresinden indirilecektir). Turnaportal sisteminde yeşil simge ile belirtilen “Vize Yazısı Üret” tıklanmalı ve indirilmelidir.

8- Banka hesabı dökümü, 3 aylık hesap hareketliliğinin dökümünü hesabınız olan banka şubesinden alabilirsiniz. İlgili hesapta gidişinizi destekleyecek bir meblağın bulunması önemlidir.

Erasmus Öğrenim Hareketlilik Adımları (Hareketlilik Sürecinde)

Gidilen üniversitede ders değişikliği yapılması durumunda, gidilen üniversitedeki Erasmus koordinatörü ile iletişime geçilmeli ve ders değişikliği formu (Changes) örneği alınarak çıkarılan ve eklenen dersler yazılmalıdır. İlgili belge, üniversitemizdeki bölüm koordinatörüne e-mail yoluyla iletilmeli ve imzalanması sağlanmalıdır. Daha sonra, gidilen kurum koordinatörü de ilgili belgeyi imzalamalı ve tüm taraflar tarafından imza işlemi tamamlanan belge, Dış İlişkiler Birimimize e-mail yoluyla iletilmelidir.

Gidilen üniversitede hareketliliğin uzatılması halinde Dış İlişkiler Birimimize dilekçe sunulmalıdır. Erasmus Hareketlilik Uzatma Dilekçesi için Tıklayınız. Dilekçeye ek olarak ilk dönem hareketliliğinin başarılı olduğuna dair belge(transkript), ilk dönem için verilen sertifika ve uzatılacak dönem için davet mektubu, e-mail ekinde Dış İlişkiler Birimimize iletilmedir. Uzatılacak dönem için yeni Online Learning Agreement (OLA) belgesinin de mutlaka düzenlenmesi gerekmektedir.   

Hareketlilik süresi en az 2 aylık süreyi kapsamalıdır. Aksi halde hareketlilik geçersizdir ve verilen hibenin iadesi talep edilir.

Erasmus Öğrenim Hareketlilik Adımları (Dönüş Sonrası)

1) Hareketliliğini tamamlamış öğrencilere gidilen üniversite tarafından, hareketliliklerine dair sertifika (Certificate of Stay) ve ders notlarını içeren (Transcript) belgesi verilecektir. Bu belgeler elden verilebildiği gibi e-mail olarak da iletilebilmektedir. Tarafınıza e-mail olarak iletilmesi durumunda, ilgili e-mailin Dış İlişkiler Birimimize, yönlendirme(forward) yoluyla iletilmesi gerekmektedir. Elden teslim edilmesi durumunda orijinal nüshalar mutlaka Dış İlişkiler Birimimize şahsen teslim edilmelidir.

2) Bu belgelere ek olarak, pasaportun vize bölümü ve giriş çıkış tarihlerinin olduğu sayfaların 1’er adet fotokopisi Dış İlişkiler Birimimize teslim edilmelidir.

3) Hareketlilik sonunda katılımcıların e-maillerine, “Katılımcı Anketi- Participant Survey” iletilmektedir. Katılımcıların bu anketi doldurmaları zorunludur aksi halde dönüş hibesi ödenmeyecektir. Anket bildirimi bazı durumlarda e-mailinizin Gereksiz(Spam) bölümüne düşebilmektedir. Anket tamamlanıp sunulduktan(Submit) sonra e-mail adresinize bir örneği mutlaka istenmelidir (Send a Copy), böylece talep edildiğinde bir örneği Dış İlişkiler Birimimize iletilebilir. Anketin görülememesi durumunda arama bölümünden “survey” veya “report” biçiminde arama yapmanız önerilir. Ankete ulaşılamaması durumunda Dış İlişkiler Birimimiz bilgilendirilmelidir. Anket doldurulurken derslerinizin tanındığına yönelik olarak “full recognition” seçeneğini işaretlemeniz önerilmektedir. Üniversitemizde genel olarak aldığınız derslerinizin tanınmasına yönelik bir sorun yaşanmamaktadır ve derslerin tanınması hareketlilik süreci öncesinde teyit edilmektedir.

4) Ders Tanınma ve Onaylama Belgesi: Gidilen üniversitede alınan derslerin ve notların, üniversitemizde alınan derslerle eşleştirildiği onay belgesidir. Dönüş yapan öğrenciler transkript belgelerinin 1 adet örneği ile Erasmus bölüm koordinatörlerini şahsen ziyaret edecek ve Ders Tanınma ve Onaylama Belgesi bölüm koordinatörü tarafından tamamlanacaktır.  Belge 2 adet çıktı alınacak, imza süreçleri tamamlandıktan sonra 1 nüsha bölüm koordinatörüne ve 1 nüsha Dış İlişkiler Birimimize teslim edilecektir.