Önemli Bilgiler
*Erasmus personel hareketliliği, başvuru ve sonuç duyuruları her akademik yıl için Üniversitemiz Anasayfası Duyurular Bölümünde ve Dış İlişkiler Birimi Sayfamızda ilan edilmektedir. İlan durumuna yönelik detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.
*Başvuru sürecinin tamamlanması ve sonuçlara dair bilgilere erişim (https://turnaportal.ua.gov.tr/ ) adresinden yürütülmektedir. Detaylar ilan ve sonuç duyurularında bildirilecektir.
*Doktora derecesini tamamlamamış Araştırma Görevlisi başvuruları, Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında yapılmalıdır.
*Ders Verme Faaliyeti: Personeller, yurt dışındaki ortak bir yükseköğretim kurumunda ders verme faaliyeti gerçekleştirebilir. Yurt dışındaki ders verme faaliyeti, bir yükseköğretim kurumunda ders veren personelin ya da işletmelerdeki personelin yurt dışındaki bir yükseköğretim kurumunda ders vermesini mümkün kılar. Ders verme faaliyeti her akademik alanda gerçekleştirilebilir. Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi, Programla ilişkili ülkeler ile hareketlilikte seyahat hariç en az ardışık 2 gün; Programla ilişkili olmayan ülkeler ile hareketlilikte en az ardışık 5 gündür. Her iki durumda da faaliyetin azami süresi 2 aydır. Faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur. Faaliyetin 1 haftadan uzun gerçekleştiği durumlarda, verilmesi gereken zorunlu ders saatinin süre ile orantılı olarak artması gerekmektedir (örneğin, 1 hafta sürecek bir faaliyette 8 saat ders verilmesi zorunlu olduğundan, 2 hafta sürecek bir faaliyette en az 16 saat ders verilmesi gerekmektedir.)
*Eğitim Alma Faaliyeti: Eğitim alma faaliyeti, yurt dışındaki ortak yükseköğretim kurumlarında, işletmelerde veya diğer ilgili kurum ve kuruluşlarda gerçekleştirilebilir. Eğitim alma faaliyeti, bir yükseköğretim kurumundaki her türlü personelin (akademik veya idari), çalıştığı yükseköğretim kurumundaki gündelik işleriyle ilgili bir yurt dışı eğitim faaliyetinde yer almasını mümkün kılar. Eğitim etkinlikleri ya da işbaşı eğitimi eğitim alma faaliyetinin konusu olabilir. Programla ilişkili ülkeler ile hareketlilikte seyahat hariç en az ardışık 2 gün; Programla ilişkili olmayan ülkeler ile hareketlilikte en az ardışık 5 gündür. Her iki durumda da faaliyetin azami süresi 2 aydır. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının mücbir sebep dışında 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirilmesi durumunda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.
* Hem Ders Verme hem de Eğitim Alma hareketliliğine aynı anda başvuran adaylardan puan kesintisi yapılır. Daha önce herhangi bir hareketlilik türünden faylanmış adayların aynı hareketlilik türüne tekrar başvurmaları halinde puan kesintisi yapılır. Diğer hareketlilik türüne başvurmaları halinde puan kesintisi yapılmaz.
*Yararlanıcının hareketlilik gereksinimlerini başarılı bir şekilde tamamlamış ve sertifika almış olması beklenir. Gittiği kurumda/üniversitede sorumluluklarını yerine getiremediğinden dolayı katılım belgesi vb. alamamış yararlanıcılardan verilen hibenin tamamının iadesi talep edilir. Personelin, mücbir sebeplerle planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, personelin yurt dışında kaldığı süre karşılığı gündelik hibesi ile mesafe hesaplayıcıya göre miktarı personele verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir.
* Hareketlilik hakkı kazanan personel, yurtdışına hareketlilik sürecinde otobüs, tren, araba vb. çevre dostu ulaşım araçları kullanmaları durumunda Yeşil Seyahat (Green Travel) ek hibesi alabilmektedir. Detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.
* Başvuru gereksinimlerini yerine getirmiş fakat asil ve yedek listesine girememiş adaylar, hibesiz (bütçeleri kendileri tarafından karşılanmak üzere) Erasmus hareketliliği gerçekleştirebilirler. Hibesiz yararlanma dilekçe örneği için Tıklayınız. Hibesiz hareketlilik sayısı ve kontenjanı Dış İlişkiler Biriminin takdirindedir.
Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği Adımları (Gidiş Öncesi)
*Asil adayların Erasmus hareketlilik haklarından feragat etmeleri durumunda Dış ilişkiler Birimine feragat dilekçesi sunmaları gerekmektedir. Feragat dilekçesi için, sonuç ilanında belirtilen ve davet mektubu alınması için belirlenen tarihin, mücbir sebep olmaksızın (sağlık, afet vb.) aşılması durumunda katılımcının bir sonraki başvurusunda puan kesintisi uygulanacaktır. Feragat dilekçesi örneği için Tıklayınız.
1) Asil ve yedek adaylar Vakıfbank EURO hesabı açacaklardır. EURO hesabı, mobil bankacılık uygulaması üzerinden (vadesiz hesaplar bölümü) açılabilmektedir.
2) Erasmus program üyesi ülkelerde bulunan ortak yükseköğretim kurumlarından, işletmelerden veya diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan Davet Mektubu (Acceptance Letter-Invitation Letter) alınmalıdır. Davet mektubu almak katılımcının sorumluluğundadır ve bir örneği mutlaka Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimine iletilmelidir. Davet mektubu katılımcının alanına uygun ve anlaşmamızın mevcut olduğu bir üniversiteden alınabilmektedir. Anlaşmamız olan üniversiteler, bölümler ve iletişim bilgileri için Tıklayınız.
Davet mektubunun anlaşmamızın olmadığı üniversitelerden de alınabilmektedir. Bu durumunda Dış İlişkiler Birimimiz bilgilendirilmelidir. Davet mektubu ve hareketlilik süresi en az 2 günlük süreyi kapsamalıdır. Aksi halde hareketlilik geçersizdir ve verilen hibenin iadesi talep edilir.
Davet mektubu talebinde bulunulacak üniversitelerin Erasmus sayfalarında mevcut olan koordinatör iletişim bilgileri araştırılmalı ve iletişime geçilmelidir. Davet mektubu talebinde kullanılabilecek örnek e-mail şablonu için Tıklayınız. Davet mektubu talebi sürecinde katılımcı, aşağıda belirtilen Training Agreement (Öğrenim Anlaşması) belgesini tamamlamalı ve hareketlilik gerçekleştireceği kuruma e-mail ekinde gönderilmelidir.
3) Training Agreement (TA) (Öğrenim Anlaşması Formu) Adayların kişisel bilgilerini, üniversite ve bölüm bilgilerini ve gidecekleri üniversitelerde/kurumlarda yapacakları eğitsel etkinlikleri bildirdikleri formdur. Gidilecek kurumdan davet mektubu talebinde bulurken e-mail ekinde gönderilmesi önerilir(e-mail şablonu yukarıda verilmiştir). Form; üniversitemiz anasayfası, ilgili yılın duyurular bölümünde yayınlanan Erasmus personel hareketliliği sonuçları duyurusundan indirilebilmektedir (üniversitemiz dış İlişkiler biriminden de temin edilebilir). Daha sonra, bilgisayar ortamında doldurulmalı, dış ilişkiler birimine şahsen teslim edilerek kontrol ve imzalama süreçleri tamamlanmalı ve taratılmış kopyası e-mail yoluyla gidilecek kurum koordinatörüne imzalanmak üzere iletilmelidir. Gidilecek kurum koordinatörü tarafından da imzalan belge, katılımcıya e-mail yoluyla iletilecektir. İmza işlemleri tamamlanan formun, 1 nüshası üniversitemiz dış ilişkiler birimine iletilmelidir. Her iki koordinatör tarafında da imzalandığından emin olunmalıdır. Aksi halde belgenin geçerliliği olmayacaktır.
Training Agreement formunun doldurulmasına yönelik örnek video için Tıklayınız.
* Gidilecek kurum ek bir belge talep etmişse (pasaport-kimlik fotokopisi, CV vb.) bu belgeler de e-mail ekinde iletilmelidir.
* Davet Mektubunun bir örneği ve her iki kurum tarafından da imzalama işlemi tamamlanmış Teaching Agreement belgesinin bir örneğinin Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimine mutlaka iletilmesi gerekmektedir.
4) Sözleşme: Katılımcıların banka hesap bilgilerini, ödeme miktarı bilgilerini, kişisel bilgilerini ve hareketlilik süre bilgilerini içeren belgedir. Türkçe olarak düzenlenmiştir. Form; üniversitemiz anasayfası, ilgili yılın duyurular bölümünde yayınlanan Erasmus personel hareketliliği sonuçları duyurusundan indirilebilmektedir (üniversitemiz dış İlişkiler biriminden de temin edilebilir). Daha sonra, bilgisayar ortamında doldurulmalı, dış ilişkiler birimine şahsen teslim edilerek kontrol ve imzalama süreçleri tamamlanmalıdır. Katılımcıların nihai ödeme tutarları davet mektubunda belirtilen tarihlere ve yurtdışı çıkış-giriş tarihlerine göre yapılmaktadır. Dolayısıyla, sözleşmede yazılı tarih ve hibe miktarları kesinlik içermemektedir, sözleşme değişikliği yapılabilmektedir. Katılımcılar gidiş hibesi olarak toplam hibelerinin %70 ile %90’ı arasında bir hibe miktarı alacaklardır, kalan hibe dönüş işlemlerinden sonra ödenecektir.
Sözleşme Belgesinin doldurulmasına yönelik örnek video için Tıklayınız.
5) Görevlendirme Oluru: Katılımcıların Erasmus hareketliliği gerçekleştireceklerine dair birimleri/bölümleri üzerinden sunacakları başvuru dilekçesinin, birimleri aracılığı ile Rektörlük Yazı İşleri birimine iletilmesi ve Rektörlük Oluru belgesinin alınmasıdır. EBYS üzerinden yürütülmesi önerilir. Başvuru dilekçesine ekli olarak davet mektubu ve teaching agreement belgeleri sunulmalıdır. Rektörlük oluru belgesi için yazılı süreçlerin başlatılması ve takip süreci katılımcının sorumluluğundadır. Bir örneği ödeme işlemlerinde kullanılmak üzere Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimine iletilmelidir.
Rektörlük oluru başvuru dilekçesi örneği için Tıklayınız.
6) Pasaport Başvurusu: Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı üzerinden pasaport başvurusunda bulunma sürecidir. Yeşil Pasaport hamili katılımcıların bu pasaport türüne başvurması önerilir. Yeşil pasaport hamili olmayan katılımcılar, hizmet pasaportu (gri pasaport) başvurusunda bulunacaklardır. Başvuru sürecinde Rektörlük Oluru belgesinin 1 nüshası bulunmalıdır ve biyometrik fotoğraf bulundurulması da önerilmektedir.
Personel Daire Başkanlığı tarafından katılımcıya verilecek pasaport başvuru yazısına istinaden katılımcı Ağrı İl Nüfus Müdürlüğünden (Valilik Binası Yanı) pasaport başvurusunu gerçekleştirebilir. Katılımcı başvuruda Biyometrik Fotoğraf da bulundurmalıdır. Ayrıca, Pasaport Defter Bedelini ödemiş olmalıdır ((Online bankacılık üzerinden veya Defterdarlıktan (Valilik Binası Yanı) ödeme yapılabilir)).
*Başvuru sonrası pasaportlar, talep edilen adrese 1 hafta içerisinde posta yoluyla gönderilmektedir.
*Adaylar, (https://turnaportal.ua.gov.tr/) üzerinden yurtdışı hareketliliklerinde THY için %15 indirim kodu alabileceklerdir (THY indirim Kodu bölümü).
Erasmus Eğitim Alma Adımları (Hareketlilik Sürecinde)
Hareketlilik sürecinde yurtdışı çıkış ve giriş işlemleri üçüncü ülkeler üzerinden aktarmalı bir biçimde gerçekleştirilebilir.
Erasmus Eğitim Alma Adımları (Dönüş Sonrası)
1) Hareketliliğini tamamlamış personele gidilen kurum tarafından, hareketliliklerine dair sertifika (Certificate of Stay) belgesi verilecektir. Bu belgeler elden verilebildiği gibi e-mail olarak da iletilebilmektedir. Tarafınıza e-mail olarak iletilmesi durumunda, ilgili e-mailin Dış İlişkiler Birimimize, yönlendirme(forward) yoluyla iletilmesi gerekmektedir. Elden teslim edilmesi durumunda orijinal nüshalar mutlaka Dış İlişkiler Birimimize şahsen teslim edilmelidir.
2) Bu belgelere ek olarak, pasaportun vize bölümü ve giriş çıkış tarihlerinin olduğu sayfaların 1’er adet fotokopisi Dış İlişkiler Birimimize teslim edilmelidir.
3) Hareketlilik sonunda katılımcıların sözleşme belgesinde belirttikleri e-mail adreslerine, “Katılımcı Anketi- Participant Survey” iletilmektedir. Katılımcıların bu anketi doldurmaları zorunludur aksi halde dönüş hibesi ödenmeyecektir. Anket bildirimi bazı durumlarda e-mailinizin Gereksiz(Spam) bölümüne düşebilmektedir. Anket tamamlanıp sunulduktan(Submit) sonra, e-mail adresinize bir örneği mutlaka istenmelidir (Send a Copy), böylece talep edildiğinde bir örneği Dış İlişkiler Birimimize iletilebilir. Anketin görülememesi durumunda arama bölümünden “survey” veya “report” biçiminde arama yapmanız önerilir. Buna rağmen ankete ulaşılamaması durumunda Dış İlişkiler Birimimiz bilgilendirilmelidir.