Önemli Bilgiler
*Erasmus bölüm koordinatörleri; giden ve gelen öğrencilerin başvuru işlemleri, derslerin eşleştirilmesi, derslerin tanınması ve ders değişikliği gibi hareketlilik süreçlerini düzenleme ve takip sorumluluğuna sahiptir. Ayrıca, alanlarına yönelik olarak üniversitemize gelen akademik ve idari personelin ağırlanması, ek olarak hareketlilik gereksinimlerini yerine getirmelerine yönelik düzenlemelerden sorumludurlar.
Erasmus Bölüm Koordinatörleri listesi için Tıklayınız.
*Bölüm koordinatörleri anlaşmamızın mevcut olmadığı Erasmus program ülkelerindeki ECHE sahibi üniversiteler ile EWP Dashboard sistemi (https://ewp-dashboard.eu/login) üzerinden, kendi bölümleri (bölüm dışı alanlar da eklenebilir) anlaşma sağlayabilirler. Kendilerine sisteme giriş şifresi tanımlanmıştır, bir sorun yaşamaları durumunda Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimi ile iletişime geçmelidirler.
Anlaşma talebinde bulunulacak koordinatörler, anlaşma yapılacak üniversitelerin Erasmus sayfalarında mevcut olan koordinatör iletişim bilgilerini araştırmalı ve iletişime geçmelidir. Anlaşma talebinde bulunmak için kullanılabilecek örnek e-mail şablonu için Tıklayınız.
EWP Dashboard sisteminde anlaşma yapılması video örneği için Tıklayınız.
*Yeni anlaşmalar sağlamak, Erasmus koordinatörleri için personel hareketlilik başvurularında ek puan sağlayacaktır.
*Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği, başvuru ve sonuç duyuruları her akademik yıl için Ekim-Kasım ve Mart-Nisan aylarında Üniversitemiz Anasayfası Duyurular Bölümünde ve Dış İlişkiler Birimi Sayfamızda ilan edilmektedir.
*Başvuru sürecinin tamamlanması ve sonuçlara dair bilgilere erişim (https://turnaportal.ua.gov.tr/) adresinden yürütülmektedir. Detaylar ilan ve sonuç duyurularında bildirilecektir.
*Başvuru yapacak adaylar için: Ön lisans ve Lisans kademesinde not ortalamasının en az 2.20/4.00; Lisansüstü kademe adayları için en az 2.50/4.00 olması gerekmektedir. Hazırlık öğrencileri ve not ortalaması oluşmamış olan 1. Sınıf 1. Dönem öğrencileri başvuru yapamazlar.
*Erasmus hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin bir dönemlik ders yüküne karşılık gelen 30 AKTS dersten sorumlu olmaları beklenir. Öğrenciler gidecekleri kurumdan 45 AKTS’ye kadar ders kredisi alabilirler. Buna karşılık, üniversitemizden gittikleri dönemden (güz/bahar) olmak şartıyla alttan, üstten ve yükseltme dersleri seçebilirler. Üstten ders almanın, mevcut derslerin 30 AKTS’yi tamamlamaması gibi durumlarda kullanılması veya sınırlandırılması önerilir.
*Erasmus hareketliliğinin asgari 2 ay sürmesi zorunludur.
* Öğrencinin disiplin cezası alması veya alttan dersi olması gibi sebepler Erasmus programından faydalanmasına engel değildir.
* MEB okullarında staj yapan öğrencilerin notlandırma işlemi MEB personeli tarafından yapıldığından dolayı, Erasmus hareketliliğini staj döneminde gerçekleştirmeleri durumunda bu dersten muaf olamayacakları ve döndüklerinde tekrar alabileceklerini göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.
ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİNE (ÖĞRENİM VE STAJ) YÖNELİK İŞLEMLER
Erasmus Öğrenim ve Staj Hareketliliği Adımları (Gidiş Öncesi)
* Erasmus hareketlilik hakkı kazanan adaylar ve yedek adaylarla Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimi tarafından Oryantasyon toplantısı yapılacaktır ve toplantı bilgileri(yer-saat) Erasmus sonuç ilanında yayınlanacaktır.
1) Gidilecek üniversiteye kayıt (nomination) işlemi Erasmus bölüm koordinatörleri tarafından yapılacaktır. (Öğrencilere Oryantasyon toplantısında bölüm koordinatörlerinin bilgisi verilecektir). Her bölüm için, öğrencilerin hareketlilik gerçekleştirileceği ülke ve üniversite/kurum bilgisi Erasmus bölüm koordinatörleri ile paylaşılacaktır. Daha sonra öğrenciler, bölüm koordinatörlerini tanışma ve iletişim bilgilerini sağlamak üzere şahsen ziyaret edeceklerdir. Koordinatörler, verilen bilgiler doğrultusunda öğrenci bilgi formunu dolduracak ve gidilecek üniversite koordinatörüne e-mail ekinde ileteceklerdir.
Kayıt(nomination) e-mail örneği için Tıklayınız.
Kayıt(nomination) e-mail ekinde gönderilecek olan öğrenci bilgi formu örneği için Tıklayınız.
Kayıt işlemi sonrasında gidilecek üniversiteler tarafından aday öğrencilere bilgilendirme e-maili gönderilecektir. Bu e-mail, gidilecek üniversitedeki Erasmus koordinatörünün bilgileri, alınacak ders listesi, başvuru formu ve nasıl doldurulacağı, yurt başvuru belgesi, akademik takvim vb. bilgileri içermektedir. Bu bilgilere ulaşılamaması durumunda, Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimi ile iletişime geçilmelidir.
2) Application Form (Başvuru Formu): Öğrenciler tarafından doldurulmalı ve gidilecek kuruma gönderilmelidir, bölüm koordinatörü kontrol sağlamalıdır. Aday öğrencilerin kişisel bilgileri, bölüm bilgileri ve karşı üniversiteden alacakları derslerin listesini belirttikleri formdur. Bu form, bazı üniversiteler tarafından Word dosyası biçiminde gönderilmekte ve öğrenciler doldurduktan sonra imzalayıp taratarak (imza işlemi gerekmiyorsa PDF formatına çevirerek) gidecekleri üniversitenin koordinatörüne e-mail ekinde atmaktadırlar. Üniversiteler ek olarak, konaklama başvuru formu (accommodation form), pasaport-kimlik fotokopisi vb. belgeler de talep edebilmektedir. Bu belgeler de başvuru formu ile beraber e-mail ekinde gönderilmelidir.
Bazı üniversiteler ise başvuru formunun sanal ortamda doldurulmasını talep etmektedirler. Başvuru sistemi giriş bağlantısı adayların e-maillerine iletilmektedir.
Kâğıt üzerinde (Paper) başvuru formu video örneği için Tıklayınız.
Sanal ortamda (online) başvuru video örneği için Tıklayınız.
3) Online Learning Agreement (OLA) (Öğrenim Anlaşması Formu) Öğrenciler tarafından doldurulmalıdır, bölüm koordinatörü kontrol ve imza işleminden sorumludur. Öğrencilerin kişisel bilgilerini, bölüm bilgilerini ve üniversitelerden karşılıklı olarak alacakları dersleri belirttikleri formdur. Form, sanal ortamda düzenlenmektedir ve derslerin onaylanması bölüm koordinatörleri tarafından sanal ortamda (EWP Dashboard) gerçekleştirilmektedir. Öğrencilerin formu doldurması sonrasında Erasmus bölüm koordinatörlerimizin kurumsal e-maillerine bildirim e-maili ulaşmaktadır. İlgili e-maildeki bağlantı üzerinden alınan derslerin kontrolü sağlanmalıdır. Uygun görülmesi durumunda onaylanmalıdır (Approve).
*Gidilecek üniversitede seçilecek olan derslerin toplam AKTS kredisinin, üniversitemizden seçilecek olan derslerin toplam AKTS kredisi sayısına eşit ve daha fazla olması gerektiği unutulmamalıdır. Öğrencilerin derslerini hareketlilik gerçekleştirdikleri dönemden (Güz-Bahar) seçmeleri zorunludur. Güz döneminde hareketlilik gerçekleştiren bir aday, bahar döneminden ders seçmeyecektir. Gidilen dönemden olmak kaydı ile alttan ve üstten ders seçilebilir.
Online Learning Agreement (OLA) video örneği için Tıklayınız.
* Application Form ve Online Learning Agreement (OLA) süreçlerinin ivedi bir biçimde tamamlanması önem arz etmektedir. Bu belgelerin tamamlanması sonrasında gidilecek üniversite tarafından öğrencilere gidiş sürelerini ve konaklama bilgilerini içeren Davet Mektubu (Invitation-Acceptance Letter) gönderilmektedir.
*Staj hareketliliği öğrencileri, Öğrenim Anlaşması Formunu (Learning Agreement/LA) online bir biçimde dolduramamaktadır. Gidecekleri staj yerindeki görev ve sorumluluklarını belirttikleri formdur. Formu bilgisayar ortamında doldurarak çıktısını Erasmus Bölüm Koordinatörüne ıslak imza için sunacaklar veya PDF formatına dönüştürerek e-mail yoluyla bu formatta imza talep edeceklerdir.
4) Ders Tanınma Belgesi: Öğrencilerin kişisel bilgilerini, bölüm bilgilerini ve üniversitelerden karşılıklı olarak alacakları dersleri belirttikleri formdur. Türkçe olarak düzenlenmiştir ve Online Learning Agreement (OLA) belgesi ile benzerlik göstermektedir. Öğrenciler bu belgeyi tamamlayarak iki adet çıktı alacaklardır (Dış İlişkiler Biriminden temin edilecektir). Daha sonra, Erasmus bölüm koordinatörü, bölüm başkanı ve fakülte dekanı-yüksekokul müdürüne imzalatarak, 1 nüshasını Erasmus Bölüm Koordinatörüne 1 nüshasını ise Üniversitemiz Dış İlişkiler birimine teslim edeceklerdir. Staj öğrencileri bu belgeyi doldurmayacaktır.
Ders Tanınma Belgesi video örneği için Tıklayınız.
Erasmus Öğrenim Hareketlilik Adımları (Hareketlilik Sürecinde)
Gidilen üniversitede ders değişikliği yapılması durumunda, gidilen üniversitedeki Erasmus koordinatörü ile iletişime geçilmeli ve ders değişikliği formu (Changes) örneği alınarak çıkarılan ve eklenen dersler yazılmalıdır. İlgili belge, üniversitemizdeki bölüm koordinatörüne e-mail yoluyla iletilmeli ve imzalatılmalıdır. Daha sonra, gidilen kurum koordinatörü de ilgili belgeyi imzalamalı ve tüm taraflar tarafından imza işlemi tamamlanan belge, öğrenci tarafından Dış İlişkiler Birimimize e-mail yoluyla iletilmelidir.
Erasmus Öğrenim Hareketlilik Adımları (Dönüş Sonrası)
1) Hareketliliğini tamamlamış öğrencilere gidilen üniversite tarafından, hareketliliklerine dair sertifika (Certificate of Stay) ve ders notlarını içeren (Transcript) belgesi verilecektir. Bu belgeler öğrencilere elden verilebildiği gibi koordinatörlere e-mail olarak da iletilebilmektedir. Tarafınıza e-mail olarak iletilmesi durumunda, ilgili e-mailin Dış İlişkiler Birimimize, yönlendirme(forward) yoluyla iletilmesi gerekmektedir.
2) Hareketlilik sonunda katılımcı öğrencilerin e-maillerine, “Katılımcı Anketi- Participant Survey” iletilmektedir. Katılımcıların bu anketi doldurmaları zorunludur aksi halde dönüş hibesi ödenmeyecektir. Öğrenciler, anket detayları konusunda Dış İlişkiler Birimi tarafından bilgilendirilmektedir. Anketin yapılmasına yönelik bilgilendirme ve kontroller Erasmus Bölüm Koordinatörleri tarafından sağlanmalıdır.
3)Ders Tanınma ve Onaylama Belgesi: Gidilen üniversitede alınan derslerin ve notların, üniversitemizde alınan derslerle eşleştirildiği onay belgesidir. Dönüş yapan öğrenciler transkript belgelerinin 1 adet örneği ile Erasmus bölüm koordinatörlerini şahsen ziyaret edecek ve belge Erasmus bölüm koordinatörlüğü tarafından tamamlanacaktır.
Ders Tanınma ve Onaylama Belgesi iki adet çıktı alınacak, imza süreçleri tamamlandıktan sonra 1 nüsha Erasmus Bölüm Koordinatörüne ve 1 nüsha Dış İlişkiler Birimimize yararlanıcı tarafından teslim edilecektir.
Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin, belgenin Word formatındaki biçimini tamamladıktan sonra ilgili fakülte/yüksekokul’un Bölümler Sekreterliği - Öğrenci İşleri birimine e-mail olarak göndermesi önerilmektedir. Bu durum, derslerin otomasyon sistemine tanımlanmasını kolaylaştırmakta ve ders isimlerindeki yazım hataları riskini azaltmaktadır.
AİÇU Erasmus ders eşleştirme not çizelgesi için Tıklayınız.
Ders Tanınma ve Onaylama Belgesi örneği için (Word) Tıklayınız.
Ders Tanınma ve Onaylama Belgesi doldurulmasına yönelik örnek video için Tıklayınız.