Genel Bilgiler (Dikkatlice Okuyunuz)
*Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği, başvuru ve sonuç duyuruları her akademik yıl için Ekim-Kasım ve Mart-Nisan aylarında Üniversitemiz Anasayfası Duyurular Bölümünde ve Dış İlişkiler Birimi Sayfamızda ilan edilmektedir. İlan durumuna yönelik detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.
*Başvuru sürecinin tamamlanması ve sonuçlara dair bilgilere erişim (https://turnaportal.ua.gov.tr/ ) adresinden yürütülmektedir. Detaylar ilan ve sonuç duyurularında bildirilecektir.
*Başvuru yapacak adaylar için: Ön lisans ve Lisans kademesinde not ortalamasının en az 2.20/4.00; Lisansüstü kademe adayları için en az 2.50/4.00 olması gerekmektedir. Hazırlık öğrencileri ve not ortalaması oluşmamış olan 1. Sınıf 1. Dönem öğrencileri başvuru yapamazlar.
*Erasmus hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin bir dönemlik ders yüküne karşılık gelen 30 AKTS dersten sorumlu olmaları beklenir.
* Öğrencinin disiplin cezası alması veya alttan dersi olması gibi sebepler Erasmus programından faydalanmasına engel değildir.
* MEB okullarında staj yapan (öğretmenlik uygulaması stajı) öğrencilerin notlandırma işlemi MEB personeli tarafından yapıldığından dolayı, Erasmus hareketliliğini staj döneminde gerçekleştirmeleri durumunda bu dersten muaf olamayacakları ve döndüklerinde tekrar alabileceklerini göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.
* Hem öğrenim hem de staj hareketliliğine aynı anda başvuran adaylardan puan kesintisi yapılır. Daha önce herhangi bir hareketlilik türünden faylanmış adayların programa tekrar başvurmaları halinde puan kesintisi yapılır. Kazanan ve yedek adayların detayları aşağıda verilen Oryantasyon toplantısına katılmamaları durumuda, programa tekrar başvurmaları halinde puan kesintisi yapılır.
*Yararlanıcının hareketlilik gerçekleştirdiği kurumdan stajını başarılı bir şekilde tamamlamış ve sertifika almış olması beklenir. Gittiği kurumda/üniversitede sorumluluklarını yerine getiremediğinden dolayı katılım belgesi ve staj onay belgeleri vb. alamamış yararlanıcılardan (staj) hibenin tamamının iadesi talep edilir.
* Hareketlilik hakkı kazanan adaylar, yurtdışına hareketlilik sürecinde otobüs, tren, araba vb. çevre dostu ulaşım araçları kullanmaları durumunda Yeşil Seyahat (Green Travel) ek hibesi alabilmektedir. Detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir. Adaylar, (https://turnaportal.ua.gov.tr/) üzerinden yurtdışı hareketliliklerinde THY için %15 indirim kodu alabileceklerdir (THY indirim Kodu bölümü).
* Hareketlilik hakkı kazanan özel ihtiyaç sahibi (engelli, yetim aylığı sahibi, AFAD yardımı hak sahibi vb.) adaylar başvuru sürecinde ek puan ve hareketlilik sürecinde ek hibe (içerme desteği, top-up) alabilmektedir. Detaylı bilgi, Dış İlişkiler Biriminden öğrenilebilir.
* Başvuru gereksinimlerini yerine getirmiş fakat asil ve yedek listesine girememiş adaylar, hibesiz (bütçeleri kendileri tarafından karşılanmak üzere) Erasmus hareketliliği gerçekleştirebilirler. Hibesiz yararlanma dilekçe örneği için Tıklayınız. Hibesiz hareketlilik sayısı ve kontenjanı Dış İlişkiler Biriminin takdirindedir.
Erasmus Staj Hareketlilik Adımları (Gidiş Öncesi)
* Hareketlilik hakkı kazanan ve yedek adaylarla Oryantasyon toplantısı yapılacaktır ve toplantı bilgileri(yer-saat) Erasmus sonuç ilanında yayınlanacaktır.
* Oryantasyon toplantısında Asil ve yedek adayların katılacağı WhatsApp grubu oluşturulacaktır.
*Erasmus belgelerinin tamamlanması sürecinde bilgisayar kullanılması önerilmektedir.
*Asil adayların Erasmus hareketlilik haklarından feragat etmeleri durumunda, sonuç ilan tarihini takip eden iki (2) hafta içerisinde Dış ilişkiler Birimine feragat dilekçesi sunmaları gerekmektedir. Mücbir sebep olmaksızın (sağlık, afet vb.) bu süreyi geçiren adaylara bir sonraki başvurularında puan kesintisi uygulanacaktır. Feragat dilekçesi örneği için Tıklayınız.
1) Asil ve yedek adaylar Vakıfbank EURO hesabı açacaklardır. EURO hesabının kartı olmayacağından ve yurtdışında hibe çekme imkânı olmayacağından dolayı, adayların online bankacılık hesabı da oluşturmaları ve böylece TL hesaplarına aktarım yapma imkanı sağlamaları önerilir.
Katılımcı hibeleri, adayların başvuru süreçlerini tamamlaması ve vizelerinin onaylanmasından sonra, yurtdışına çıkışları öncesinde ödenmektedir. Adaylar vizelerinin onaylandığını görsel olarak bildirimde bulunacak (WhatsApp, E-mail vb.), daha sonra hibe ödeme işlemleri başlayacaktır. Yurtdışı hareketlilik öncesinde hibenin tamamının çekilerek nakit olarak yanınızda bulunması önerilmektedir.
2) Asil adaylar, Ağrı İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünden (Valilik Binası Yanı) pasaport başvurusu yapacaklardır (yedek adaylar için de pasaport başvurusu tavsiye edilir). Pasaport başvuru sürecinde 24 yaşını geçmemiş adaylar için talep edilen belgeler:
Biyometrik Fotoğraf
Öğrenci Belgesi
Pasaport Defter Bedeli ((Online bankacılık üzerinden veya Defterdarlıktan (Valilik Binası Yanı) ödeme yapılabilir)).
*24 yaşını geçmiş adaylar ise Fakülte/Yüksekokullarında bulunan yazı işleri birimine pasaport talep dilekçesi vereceklerdir. Fakülte/Yüksekokul yazı işleri birimi, bu dilekçeyi merkezi kampüs Yaşam Merkezinde bulunan Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletecektir. Öğrenci İşleri Daire başkanlığı bu dilekçeye istinaden öğrencinin hareketlilik süresini kapsayan bir pasaport onay yazısı hazırlayacak ve aday tarafından elden teslim alınacaktır. Bu sürecin takibi adayın sorumluluğundadır. İlgili onay yazısını teslim alan aday, yukarıda belirtilen belgeleri de ekleyerek Ağrı İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünden (Valilik Binası Yanı) başvurusunu tamamlayacaktır. Pasaport talep dilekçesi örneği için Tıklayınız.
*Başvuru sonrası pasaportlar, talep edilen adrese 1 hafta içerisinde posta yoluyla gönderilmektedir.
* “Yeşil Pasaport” başvuru hakkı olan adayların, bu pasaport türüne başvurması önerilir. Erasmus hareketliliğinin 3 aydan uzun sürmesi durumunda Yeşil Pasaport sahibi adayların da vize başvurusu yapacağı unutulmamalıdır.
3) Hareketlilik gerçekleştirilecek kurumdan/üniversiteden davet mektubu (Acceptance Letter-Invitation Letter) almak adayın sorumluluğundadır. Davet mektubu adayın alanına uygun bir kurumdan alınabilir (üniversiteden alınma şartı yoktur). Davet mektubu ve hareketlilik süresi en az 2 aylık süreyi kapsamalıdır. Aksi halde hareketlilik geçersizdir ve verilen hibenin iadesi talep edilir. Davet mektubu alma sürecinde adaylar aşağıdaki belgeleri tamamlamalı ve staj yapacağı kuruma iletmelidir.
4) Application Form (Başvuru Formu): Gidilecek kurum başvuru formu talep ediyorsa doldurulmalıdır. Başvuru formu örneği gidilecek kurum tarafından aday öğrenciye e-mail olarak gönderilmektedir. Aday öğrencilerin kişisel bilgileri, üniversite ve bölüm bilgileri ve gidecekleri üniversite/kurumda kalış süreleri vb. bilgilerini belirttikleri formdur. Bu form, bazı üniversiteler/kurumlar tarafından Word dosyası biçiminde gönderilmekte ve adaylar doldurduktan sonra imzalayıp taratarak (imza işlemi gerekmiyorsa PDF formatına çevirerek) gidecekleri kurumun koordinatörüne e-mail ekinde atmaktadırlar. E-mail atılırken gönderen öğrencinin kendini tanıtması ve formun ekte olduğunu belirtmesi önem arz etmektedir. E-mail başlangıcında “Dear Coordinator” ve bitiminde “Best Regards” ifadelerinin kullanılması önerilmektedir. Üniversiteler/kurumlar ek olarak, konaklama başvuru formu (accommodation form), CV, Motivation Letter, pasaport-kimlik fotokopisi vb. belgeler de talep edebilmektedir. Bu belgeler de başvuru formu ile beraber e-mail ekinde gönderilmelidir.
Bazı üniversiteler/kurumlar ise başvuru formunun sanal ortamda doldurulmasını talep etmektedirler. Başvuru sistemi giriş bağlantısı adayların e-maillerine iletilmektedir.
Kâğıt üzerinde (Paper) başvuru formu örneği için Tıklayınız.
Sanal ortamda (Online) başvuru örneği için Tıklayınız.
5) Learning Agreement (LA) (Öğrenim Anlaşması Formu) Adayların kişisel bilgilerini, üniversite ve bölüm bilgilerini ve gidecekleri üniversitelerde yapacakları iş ve etkinlikleri bildirdikleri formdur. Form, Üniversitemiz Dış İlişkiler biriminden temin edilmelidir. Daha sonra, bilgisayar ortamında doldurulmalı, PDF formatına dönüştürülmeli, e-mail yoluyla koordinatörlere iletilmeli ve her iki koordinatör (üniversitemiz bölüm koordinatörü-gidilen kurum koordinatörü) tarafından imzalanmalıdır, imza işlemleri tamamlanan formun, 1 nüshası üniversitemiz bölüm koordinatörüne, 1 nüshası Üniversitemiz Dış İlişkiler birimine e-mail yoluyla iletilmelidir. Her iki koordinatör tarafında da imzalandığından emin olunmalıdır. Aksi halde belgenin geçerliliği olmayacaktır.
(Adaylara Oryantasyon toplantısında üniversitemiz bölüm koordinatörlerinin bilgisi verilecektir). Daha sonra adaylar, tanışmak, iletişim bilgilerini sağlamak ve belge imza süreçlerini tamamlamak üzere bölüm koordinatörlerini şahsen ziyaret edeceklerdir.
Learning Agreement (LA) video örneği için Tıklayınız.
* Application Form ve Learning Agreement (LA) ivedi bir biçimde tamamlanmalıdır. Gidilecek kurum ek bir belge talep etmişse (pasaport-kimlik fotokopisi, CV, Motivation Letter vb.) bu belgeler de ivedi şekilde gönderilmelidir. Bu belgelerin tamamlanması sonrasında gidilecek üniversite/kurum tarafından adaylara gidiş sürelerini ve konaklama bilgilerini içeren Davet Mektubu (Invitation-Acceptance Letter) gönderilmektedir. Davet mektubunda veya ek bir belge ile konaklama bilgilerinin verilmesi vize süreci için önemlidir. Dolayısıyla, bu belgelerde konaklama adresi yazılmaması durumunda gidilecek kurum koordinatörüne e-mail atılarak konaklama adresini eklemesi talep edilmelidir. Sanal başvuru alan kurumlar, davet mektubunu başvuru sistemine de yükleyebilmektedir. Öğrenciler sisteme giriş yaparak bu belgeyi indirmelidir. Davet mektubunun bir örneği ve gidilecek kurum tarafından imzalanmış Learning Agreeement belgesinin örneği, Üniversitemiz Dış İlişkiler birimine mutlaka iletilmelidir. E-mail olarak gönderilmişse, ilgili e-mail tarafımıza yönlendirilmelidir (forward).
6) Sözleşme: Adayların banka hesap bilgilerini, ödeme miktarı bilgilerini, kişisel bilgilerini ve hareketlilik süre bilgilerini içeren belgedir. Türkçe olarak düzenlenmiştir. Üniversitemiz Dış İlişkiler Biriminden temin edilmelidir. Adaylar belgeyi doldurmalı, iki adet çıktı almalı (çıktı tek yüze biçiminde olmalı ve arkalı önlü olmamalıdır) ve bir nüshası kendisinde bir nüshası Dış ilişkiler Biriminde kalmak üzere imzalayarak Dış ilişkiler Birimine şahsen teslim etmelidirler. Adayların nihai ödeme tutarları davet mektubunda belirtilen tarihlere ve yurtdışı çıkış-giriş tarihlerine göre yapılmaktadır. Dolayısıyla, sözleşmede yazılı tarih ve hibe miktarları kesinlik içermemektedir, sözleşme değişikliği yapılabilmektedir. Adaylar gidiş hibesi olarak toplam hibelerinin %80’ini, dönüşte ise %20’ye tekabül eden hibelerini alacaklardır.
Sözleşme Belgesi video örneği için Tıklayınız.
*Vize için gerekli belgeler: Davet mektubu almış olan aday, ilgili ülkenin vize başvuru merkezinden (aracı şirket, konsolosluk) vize randevusu oluşturmalıdır. Randevu oluşturulma süreci genel olarak sanal ortamda düzenlenmektedir. Randevu tarihinin, davet mektubunda belirtilen hareketlilik başlangıç tarihinden en az 20 gün önceye alınması önerilmektedir. Randevu alınması sürecinde ve randevu günü gelen adaylardan genel olarak aşağıdaki belgeler talep edilmektedir (ülkeye göre değişiklik gösterebilir ve araştırılmalıdır):
1- Konaklama adresi içeren Davet Mektubu (bazı üniversiteler konaklama belgesini ayrı bir belge olarak tarafınıza iletecektir)
2- Pasaport
3- Seyahat sağlık sigortası (hareketlilik sürelerini kapsayacak biçimde olmalı ve gidilecek ülkenin onayladığı sigorta şirketlerinden yaptırılmalı).
4- Öğrenci belgesi
5- Dil sertifikası (Dış İlişkiler Biriminden talep edilmelidir)
6-Adli sicil kaydı
7-Üniversitemiz tarafından sağlanacak olan hibe teyidi ve hareketlilik onay belgesi. (Erasmus programına başvuru yapmış olduğunuz (https://turnaportal.ua.gov.tr/) adresinden indirilecektir). Turnaportal sisteminde yeşil simge ile belirtilen “Vize Yazısı Üret” tıklanmalı ve indirilmelidir.
8- Banka hesabı dökümü, 3 aylık hesap hareketliliğinin dökümünü hesabınız olan banka şubesinden alabilirsiniz. İlgili hesapta gidişinizi destekleyecek bir meblağın bulunması önemlidir.
* Mesuliyet Sigortası (Staj hareketliliği öğrencileri, staj yapacakları kurumda doğabilecek kaza-maddi zararlara karşı mesuliyet sigortası yaptırmalıdır. Vize için gerekli değildir fakat yapılması zorunludur).
Erasmus Staj Hareketlilik Adımları (Hareketlilik Sürecinde)
Staj hareketliliğinde gidiş sürecinden sonra yer değişikliği yapılamaz. Adayların yurtdışında iken hareketliklerini uzatmaları halinde mutlaka Learning Agreement (LA) ve Sözleşme belgelerini yeniden düzenleyerek Üniversitemiz Dış İlişkiler Birimine e-mail ekinde atmaları ve dönüşlerinde orijinal(ıslak imzalı) hallerini elden teslim etmeleri gerekmektedir.
Erasmus Staj Hareketlilik Adımları (Dönüş Sonrası)
1) Hareketliliğini tamamlamış öğrencilere gidilen üniversite tarafından, hareketliliklerine dair sertifika (Certificate of Stay) ve Staj faaliyetindeki başarı değerlendirmesini gösteren Staj Anlaşmasının (Evaluation of the Trainee) bölümü, belgesi verilecektir. Bu belgeler elden verilebildiği gibi e-mail olarak da iletilebilmektedir. Tarafınıza e-mail olarak iletilmesi durumunda, ilgili e-mailin Dış İlişkiler Birimimize, yönlendirme(forward) yoluyla iletilmesi gerekmektedir. Elden teslim edilmesi durumunda orijinal nüshalar mutlaka Dış İlişkiler Birimimize şahsen teslim edilmelidir.
2) Bu belgelere ek olarak, pasaportun vize bölümü ve giriş çıkış tarihlerinin olduğu sayfaların 1’er adet fotokopisi Dış İlişkiler Birimimize teslim edilmelidir.
3) Hareketlilik sonunda katılımcıların e-maillerine, “Katılımcı Anketi- Participant Survey” iletilmektedir. Katılımcıların bu anketi doldurmaları zorunludur aksi halde dönüş hibesi ödenmeyecektir. Anket bildirimi bazı durumlarda e-mailinizin Gereksiz(Spam) bölümüne düşebilmektedir. Anket tamamlanıp sunulduktan(Submit) sonra e-mail adresinize bir örneği mutlaka istenmelidir (send a copy), böylece talep edildiğinde bir örneği Dış İlişkiler Birimimize iletilebilir. Anketin görülememesi durumunda arama bölümünden “survey” veya “report” biçiminde arama yapmanız önerilir. Buna rağmen ankete ulaşılamaması durumunda Dış İlişkiler Birimimiz bilgilendirilmelidir. Anket doldurulurken stajınızın tanındığına yönelik olarak “full recognition” seçeneğini işaretlemeniz önerilmektedir. Üniversitemizde genel olarak staj hareketliğinin tanınmasına yönelik bir sorun yaşanmamaktadır ve staj hareketliliğinizin bilgisi, mezuniyet sürecinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından talep edeceğiniz Diploma Eki belgesinde belirtilecektir.